Ja, die Ära des neuen und fast alle Bereiche durchdringenden digitalen Arbeitens, das „Digitale Büro“ hat seit Corona auch mit „überrannt“.

Corona als Boost für New Work

Auch wenn ich meinte, dass ich bereits sehr viele Arbeitsschritte mittels technischer Hilfsmittel vereinfacht habe,  war mein Workflow nicht rund. In Zusammenarbeit mit externen Firmen kamen zu viele verschiedene Tools im Einsatz. So halte ich beispielsweise Trainings und Meetings in Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting und weiteren Anbietern.

Eine Studie des Beratungsunternehmens Deloitte in Kooperation mit der Universität Wien und der Universität Graz zeigt diese rasche Umstellung:

• Knapp 85% der Unternehmen verwenden jetzt mehr unterschiedliche Kommunikationstools als vor COVID-19.

Und mir stellt sich die Frage: Ist das notwendig und vereinfacht es die Kommunikation?

Microsoft-Chefin Sabine Bedniek betont in der Vorreiter-Rolle auch die Unternehmenskultur als Erfolgsfaktor der digitalen Transformation.

Die Umstellung auf New Work benötigt Zeit

Doch die Umstellung benötigt mehr als nur die schnelle Einführung von Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Zoom. Veränderungen dieser Größenordnung benötigen einen Wandel von Ansichten, Prioritäten und natürlich eine veränderte Unternehmens- und Arbeitskultur.

Einige Unternehmen wie Microsoft oder IBM gaben dies bereits vor der Covid19-Pandemie realisiert: Sie setzen auf Vertrauensarbeitszeit statt Stechuhren und Überprüfungszwang der Arbeitgeber.

New Work benötigt

• nicht nur die Möglichkeit zur dezentralen Aufgabenverteilung,
• sondern auch bessere  und andere Absprachen (Kommunikation), da das Denkmodell von Präsenzzeiten in einem Büro sich auflösen.
• ArbeitnehmerInnen werden immer mehr selbstbestimmend. Hierbei ist ein kultureller Wandel der Arbeits- aber auch der Ausbildung- und Lebenskultur notwendig.
• Aus Sicht der Unternehmen wird Outsourcing und das Zurückgreifen auf externes Expertenwissen relevant.
• Die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit verschwinden immer mehr.

Aus dem Arbeitsleben einer Solo-Selbstständigen

Wie ich eingangs betonte, hat mich der Wandel der Arbeitswelt auch als Solo-Selbsständige getroffen: Ich biete meine Dienstleistungen an und stelle mich auf die jeweilige Arbeitsweise und verwendete Software, Datenverwaltung, IT-Sicherheits der Auftraggeber ein.

Dies bewirkte nun eine Verzettelung, so dass ich mich nunmehr auf drei wesentliche Tools und Software-Anbieter „beschränke“.

Natürlich ist dies nicht in Stein gemeißelt, denn je nach Projektgröße tausche ich die Tools und erweitere mein Wissen. Dennoch zieht ein zu großen Pool an diversen Werkzeugen für mich ein Oberflächenwissen statt Expertenwissen sowie eine Verzetteln mit sich.

Denn auch wenn die technische Anwendung neuer Tools recht schnell funktioniert, mussten Teams und Führungskräfte den passenden Einsatz in der Praxis oft erst lernen.“Learning on the flow“ und Fehlerkultur sind Begriffe, welche ich immer wieder höre.

Das scheint nun ein großer Einschnitt zu sein, dennoch kann meiner Meinung nach umso effektiver in diversen Projekten und Teams weltweit gearbeitet werden, wenn sich diese Arbeitswelt nicht nur in der Kommunikation auf eine Sprache (Englisch) einigt, sondern diese Einigung auch auf gängige Tools erweitert wird.

Die Heraussforderung ist demnach, sich trotz vieler Möglichkeiten zu reduzieren. Ich benötigen nicht den Umgang mit vielen und immer ausgeklügelteren Whiteboards, sondern ein leichtes, praktikables Tool, ohne mich zu verkünsteln.

Unternehmen müssen nun

• zusammen mit den Mitarbeitern und Partnern aktivtechnische Lösungen anschaffen,
• passende Verhaltensweisen und Spielregeln etablieren,
• mit denen Mischformen virtueller und physischer Zusammenarbeit optimal gestaltet werden können.

 

Definition von kollaboratives Arbeiten

Das kollaborative Arbeiten basiert auf dem Wissen und der Intelligenz sowie Kreativität der Gemeinschaft.

Notwendig ist hierbei der Austausch zwischen verschiedenen Mitarbeitern sowie der Kombination ihrer Fähigkeiten und ihres Wissens, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Vorsausetzungen für kollaboratives und agiles Arbeiten sind:

• Abflachung der hierarchischen Struktur: Fähigkeiten, Leistung und Relevanz des Einzelnen wiegen schwerer als der beruflicher Status oder die Berufsbezeichnung.
• ständige und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten;
• Transparenz des (Projekt)Fortschritts fördert das kollaborative Arbeiten;
• neue Arbeitsräume (Open Space / Labs)
• sowie geeignete Werkzeuge.

Kollaboratives Arbeiten – also Zusammenarbeit – benötigt wie gesagt nicht immer den Einsatz neue Tools, sondern ein verändertes Mindset: Neue Arbeitskultur benötigt Vertrauen, Agilität, neue Kommunikations- & Abstimmungsprozesse.

Agilität: Flexibilität ist gefragt

Agil bedeutet, die Fähigkeit sich schnell auf die Begebenheiten anpassen und daraus entsprechende Handlungen herleiten zu können.

Ganz klar ist hier vor allem die Herausforderung, einerseits so einfache Arbeits- und Kommunikationsweisen wie möglich festzulegen, Absprachen zu treffen, dennoch aber offen für notwendige Veränderungen zu sein.

Digitalität ist demnach nicht auf Softwarekenntnisse und IT-Skills, sondern die Einstellung und Fähigkeit in diversen Teams und Prozessen sich abzustimmen, einen gemeinsamen Nenner zu finden, sich voranzutreiben. Denn verschiedenen Unternehmen, Abteilungen, Standorte und Menschen benötigen diverse und flexible Modelle.

Anforderung an das Digitale Office der Zukunft

 

Es gilt Möglichkeiten zur Co-Existenz von Mischformen gewährleisten. Dies erfordert auch das vertrauen und die notwendige Unabhängigkeit je nach Team und Erfahrungen diverse Arbeitsmodelle, -stukturen und Tools auszuwählen. Nach der heutigen Sicht der Dinge muss auch die Frage der IT-Sicherheit ausgeweitet und agiler werden.

Das Office der Zukunft bzw. New Work fordert folgnde Themenkomplexe:

• Die Möglichkeit unabhängig und flexibel miteinander zu kommunizieren.
• Dies bedeutet auch, einen uneingeschränkten Zugriff auf relevante Daten zu haben.
• Zusammengefasst ist das Thema nicht nur IT und Technik, sondern auch Zuständigkeit, Vertrauen und Kommunikation (Austausch und Absprachen).

 

Studie Deloitte in Kooperation mit der Universität Wien und der Universität Graz: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/at/Documents/presse/Deloitte-Flexible-Working-Studie-2020.pdf

 

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